Edukacija o Informacionom sistemu Islamske Zajednice u Bosni i Hercegovini

Uprava za pravne i administrativne poslove Rijaseta, kao nosilac aktivnosti u pitanjima razvoja Informacionog sistema Islamske zajednice, u saradnji sa konsultantskom firmom Imtec d.o.o., organizirala je stručne edukacije o Informacionom sistemu – novi moduli.

Cilj edukacije je bio da se pruži detaljan uvid u funkcionalnosti i prednosti svakog modula, kako bi se mogli efikasno koristiti u svakodnevnom radu.

ISIZ je jednoobrazan informacioni sistem razvijen za potrebe Rijaseta Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini, a koji pokriva ukupnu strukturu Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini i sastoji se od sljedećih baza podataka:

(1) Baze podataka:

1. a) Baza podataka dokumenata;
2. b) Baza podataka članova-pripadnika Islamske zajednice;
3. c) Baza podataka imovine;
4. d) Baza podataka svih organizacionih jedinica Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini;

 (2) ISIZ sistem je proširen sa dvije programske komponente:

1. a) ISIZ web servisi;
2. b) ISIZ sistem za izvještavanje.

 (3) Informacioni sistem sadrži 6 međusobno povezanih modula (cjelina) u koje se unose podaci i to:

1. a) Dokument menadžment sistem sa centralnim protokolom;
2. b) Sistem za upravljanje podacima o članovima-pripadnicima Islamske zajednice sa posebnim evidencijama imama, službenika, vjeroučitelja, polaznika mekteba i drugim evidencijama vezanim za matičnu evidenciju članova-pripadnika Islamske zajednice;
3. c) Sistem za upravljanje Vakufskom imovinom sa posebnim evidencijama vakufske imovine, procesa vezanih za vakufsku imovinu, izgradnje objekata, te sve druge evidencije vezane za imovinu Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini;
4. d) Web servisi islamske zajednice integrisani na službenim web stranicama u vlasništvu Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini;
5. e) Sistem za evidenciju podataka o organizacionim jedinicama islamske zajednice sa sistemom za prijem i obradu zvaničnih izvještaja o radu;
6. f) Sistem za izvještavanje.

 Tokom edukacije, delegirani predstavnici muftijstava, medžlisa i ustanova su imali priliku da se upoznaju sa sljedećim modulima:

 1. E-pisarnica: Modul za upravljanje dokumentima i korespondencijom.

Ovaj modul omogućava digitalizaciju dokumenata, praćenje dolazne i odlazne pošte, kao i arhiviranje, čime se značajno unapređuje efikasnost administrativnih procesa. Digitalizacija smanjuje potrebu za fizičkim skladištenjem dokumenata i omogućava brži pristup informacijama.

2. Članstvo:

Ovaj modul omogućava jednostavno praćenje i upravljanje članovima zajednice. Funkcionalnosti uključuju registraciju novih članova, ažuriranje podataka, praćenje aktivnosti članova, što doprinosi boljoj organizaciji i komunikaciji unutar zajednice. Također, omogućava personalizovanu komunikaciju sa članovima i praćenje njihovog angažmana.

3. Pravna lica:

Pruža alate za upravljanje pravnim subjektima unutar zajednice. Funkcionalnosti uključuju registraciju pravnih lica, praćenje njihovih aktivnosti i upravljanje dokumentacijom, što olakšava pravne i administrativne procese. Ovaj modul omogućava centralizovano upravljanje svim pravnim subjektima, čime se smanjuje rizik od grešaka i povećava efikasnost.

4. Dekreti:

Modul za izdavanje i praćenje dekreta omogućava kreiranje dekreta, praćenje njihovog statusa i arhiviranje izdatih dekreta, čime se osigurava transparentnost i efikasnost u donošenju odluka. Automatsko generisanje i distribucija dekreta smanjuje administrativni teret i ubrzava proces donošenja odluka.

5. Vjeroučitelji:

Modul za evidenciju i upravljanje vjeroučiteljima omogućava registraciju vjeroučitelja, praćenje njihovih aktivnosti i upravljanje podacima, čime se unapređuje organizacija obrazovnih aktivnosti. Također, omogućava praćenje profesionalnog razvoja vjeroučitelja i planiranje obuka. 

6. Kadrovska evidencija:

Ovaj modul je dizajniran za praćenje i upravljanje kadrovskim podacima. Funkcionalnosti uključuju evidenciju zaposlenih, praćenje radnog učinka i upravljanje kadrovskim dokumentima, što doprinosi boljoj organizaciji i efikasnosti rada.

7. Imovina:

Modul za evidenciju i upravljanje imovinom Zajednice omogućava registraciju imovine, praćenje stanja i vrijednosti, kao i upravljanje dokumentacijom, čime se osigurava efikasno upravljanje resursima zajednice. Također, omogućava planiranje održavanja i optimizaciju korištenja imovine. 

Prednosti informacionog sistema:

• Automatizacija procesa: Digitalizacija i automatizacija administrativnih procesa smanjuje potrebu za ručnim radom, čime se ubrzava obavljanje zadataka i smanjuje mogućnost grešaka. Centralizovani sistem omogućava brz i jednostavan pristup svim potrebnim informacijama, što olakšava donošenje odluka i rješavanje problema. Svi podaci su pohranjeni na jednom mjestu, što olakšava njihovo upravljanje i pretragu.
• Praćenje aktivnosti: Sistem omogućava praćenje aktivnosti i statusa različitih procesa, što povećava transparentnost i odgovornost. Digitalno arhiviranje dokumenata omogućava lakšu kontrolu i preglednost svih važnih dokumenata.
• Zaštita podataka: Informacioni sistem pruža visoku sigurnost podataka, uključujući zaštitu od neovlaštenog pristupa i gubitka podataka. Sistem je dizajniran tako da bude u skladu sa relevantnim zakonima i regulativama o zaštiti podataka.
• Elektronska korespondencija: Modul za komunikaciju omogućava bržu i efikasniju razmjenu informacija između članova zajednice. Sistem se može integrisati sa drugim IT rešenjima, što dodatno unapređuje komunikaciju i saradnju. Automatizacija i digitalizacija procesa smanjuje operativne troškove i povećava efikasnost.

Tokom edukacije, predstavljen je i nacrt Pravilnika o Informacionom sistemu Islamske zajednice. Ovaj Pravilnik uređuje međusobna prava i obaveze svih organizacionih jedinica i osoblja Islamske zajednice u području elektronske obrade službene dokumentacije. Ovim Pravilnikom se definišu svi poslovi u vezi sa pristupom svim komponentama ISIZ, te unos podataka u bazu podataka, upravljanjem podacima i uopšteno bazama podataka i svim aplikacijama koje čine cjelinu ISIZ.

Donosimo vam i neka od zapažanja učesnika edukacije:

1. a) Slijedom održane edukacije koja se odnosila na upoznavanje i rad u modulima elektronskog protokola Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini ovim putem želim da čestitam kolegama iz Uprave za pravne i administrativne poslove Rijaseta Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini na čelu sa direktorom Mensurom Karadžom, kolegama iz firme Imtec d.o.o na radu, trudu i posvećenosti da projekat uspostave Informacionog sistema koji je veoma značajan i koristan za sve organizacione jedinice Islamske zajednice u Bosni i Hercegovini ugleda svjetlo dana.

Ovakav projekat i održane  edukacije su  potvrda da nam je važno da što efikasnije i djelotvornije komuniciramo sa svim nivoima Islamske zajednice, da idemo u korak s vremenom i modernim pristupom digitalizacije i informacija, a da pri tome unaprijedimo i poboljšamo funkcionalnost rada administrativnih jedinica.

1. b) Prije svega da se srdačno zahvalim cijelom timu/edukatorima na odvojenom vremenu i strpljenju koje su imali za sve nas. Generalno, edukacije su bile jako korisne, konstruktivne i uveliko su nam olakšale rad u ISIZ, dale odgovore na mnoga pitanja koja smo imali, i svakako, zahvalnost za nesebičnu podršku kada god smo naišli na neki problem koji sami ne možemo riješiti.

1. c) Na mene je ova edukacija ostavila snažan dojam. Smatram da je izuzetno korisno što se Islamska zajednica u Bosni i Hercegovini aktivno bavi digitalizacijom svojih procesa, a e-Protokol predstavlja značajan korak u tom pravcu. Predavači su bili stručni i jasno su predstavili prednosti i način korištenja ovog sistema. Posebno mi se svidjela praktična demonstracija rada u sistemu, jer je omogućila bolje razumijevanje njegove funkcionalnosti. Vjerujem da će implementacija e-Protokola i svih modula značajno olakšati rad i unaprijediti efikasnost administrativnih poslova unutar Islamske zajednice. Ova edukacija je bila dobro organizirana i motivirajuća za primjenu novih znanja u praksi.

1. d) Edukatori su jako dobro objasnili načine unosa podataka u nove module i kroz praktični dio pokazali svu jednostavnost unosa i obrade podataka.

Edukatori su bili Zijad Suljić, voditelj Odjela za standardizaciju, gradnju i opće poslove, Amer Kulić, voditelj Odsjeka za informatizaciju i Elvis Crnić, menadžer razvoja konsultatnske firme IMTEC d. o. o.

 (Preporod.info)